Så skapar du effektiva möten

Professionella möten som inte leder någonstans är bara frustrerande. Konferenser där man inte åstadkommer någonting är inte bara ett slöseri med företagets värdefulla resurser i form av tid och pengar, utan kan också få deltagarna att börja avsky dessa tillställningar. Här får du några tips som kan hjälpa dig att arrangera en mer effektiv konferens på Lidingö:

Var väl medveten om vad du vill åstadkomma. Det är viktigt att du känner till varför du har bokat en konferens. Skriv ner en lista med de mål du vill åstadkomma under konferensen och dela sedan ut denna lista till deltagarna. Se till att ni prickar av alla punkter på listan innan dagen är över.

Ta fram en plan. När du har bestämt dig för vad ni behöver åstadkomma, är det dags att ta fram en plan för hur du ska kommunicera dina målsättningar till deltagarna. Undvik att använda komplicerade ord och klyschor när du försöker förklara dina tankar och var beredd på att besvara alla frågor som deltagarna kan tänkas ställa. Om en deltagare inte förstår vad du säger ska du inte tappa ditt tålamod. Försök istället att omformulera dig så alla är med på tåget.

Skriv en summering av mötet på en A4-sida. Innan konferensen börjar skriver du en summering av de viktigaste punkterna som du vill täcka under dagen. På så sätt kommer deltagarna veta vad du förväntar dig, samtidigt som det ger dem en bättre uppfattning om vad de kan förvänta sig av konferensen.

Se till att du håller dig till ämnet. När du håller i en konferens med många deltagare kan det vara svårt att hålla sig till ämnet. Du ska därför förbereda dig för detta och hela tiden återvända till ämnet så fort du upptäcker att ni kommer in på ett sidospår.

Ställ de rätta frågorna. Du bör alltid ställa de rätta frågorna när du pratar med dina kollegor och anställda. Förbered dig genom att skriva ner några frågor som har med ämnet att göra. Om du ställer en fråga och får ett undvikande svar, bör du be om ett förtydligande eller försöka få ett svar som löser problemet.

Sätt en tidsgräns. Det är viktigt att du i egenskap av arrangör för konferensen agerar dirigent och håller i taktpinnen. Se till att du har specifika deadlines för när punkterna på din lista ska vara avklarade, annars kommer inte alla vara på samma sida.

Effektiva möten liksom mycket annat innebär planering, desto mer tid och energi du lägger desto bättre tenderar resultat att bli. Kombinerat med en inspirerande plats för konferens ökar man chanserna till att alla deltagare minns mötet med en stor portion nostalgi framöver.