Konferens

Så skapar du effektiva möten

Redaktören Konferens

Professionella möten som inte leder någonstans är bara frustrerande. Konferenser där man inte åstadkommer någonting är inte bara ett slöseri med företagets värdefulla resurser i form av tid och pengar, utan kan också få deltagarna att börja avsky dessa tillställningar. Här får du några tips som kan hjälpa dig att arrangera en mer effektiv konferens på Lidingö:

Var väl medveten om vad du vill åstadkomma. Det är viktigt att du känner till varför du har bokat en konferens. Skriv ner en lista med de mål du vill åstadkomma under konferensen och dela sedan ut denna lista till deltagarna. Se till att ni prickar av alla punkter på listan innan dagen är över.

Ta fram en plan. När du har bestämt dig för vad ni behöver åstadkomma, är det dags att ta fram en plan för hur du ska kommunicera dina målsättningar till deltagarna. Undvik att använda komplicerade ord och klyschor när du försöker förklara dina tankar och var beredd på att besvara alla frågor som deltagarna kan tänkas ställa. Om en deltagare inte förstår vad du säger ska du inte tappa ditt tålamod. Försök istället att omformulera dig så alla är med på tåget.

Skriv en summering av mötet på en A4-sida. Innan konferensen börjar skriver du en summering av de viktigaste punkterna som du vill täcka under dagen. På så sätt kommer deltagarna veta vad du förväntar dig, samtidigt som det ger dem en bättre uppfattning om vad de kan förvänta sig av konferensen.

Se till att du håller dig till ämnet. När du håller i en konferens med många deltagare kan det vara svårt att hålla sig till ämnet. Du ska därför förbereda dig för detta och hela tiden återvända till ämnet så fort du upptäcker att ni kommer in på ett sidospår.

Ställ de rätta frågorna. Du bör alltid ställa de rätta frågorna när du pratar med dina kollegor och anställda. Förbered dig genom att skriva ner några frågor som har med ämnet att göra. Om du ställer en fråga och får ett undvikande svar, bör du be om ett förtydligande eller försöka få ett svar som löser problemet.

Sätt en tidsgräns. Det är viktigt att du i egenskap av arrangör för konferensen agerar dirigent och håller i taktpinnen. Se till att du har specifika deadlines för när punkterna på din lista ska vara avklarade, annars kommer inte alla vara på samma sida.

Effektiva möten liksom mycket annat innebär planering, desto mer tid och energi du lägger desto bättre tenderar resultat att bli. Kombinerat med en inspirerande plats för konferens ökar man chanserna till att alla deltagare minns mötet med en stor portion nostalgi framöver.

Framgångsrika möten i Sverige

Redaktören Konferens

Om du har tänkt planera konferens, hålla föreläsningar och bjuda på nybrygget kaffe så har du tagit dig vatten över huvudet. Det går inte att hålla så många bollar i luften och samtidigt vara helt med på det som händer under konferensen. Ta istället kontakt med konferensanläggningar som ordnar med kaffet åt dig. På så vis kan du vara aktiv under konferensen och komma ut ihop med resten av deltagarna till ett nybryggt fika. Inför varje del av konferensen så är det bara att samtala kort med konferensvärden om vad som kommer näst och hur detta fungerar i enlighet med det program som lagts upp från start. Det här ger en säkerhet som är viktig för den som är ytterst ansvarig för det hela. Konferensvärden finns hela tiden där som backup och hjälp så att man inte själv måste ordna med det praktiska.

Viktiga tips och stor hjälp

Det är ganska vanligt att konferenser råkar ut för missöden. Man glömmer att ta med sig saker, någon blir sjuk, det finns inte mat för allergikern och så vidare. Här behöver man hjälp på plats och det snabbt. En så simpel sak som att man inte har en sax då man ska genomföra ett grupparbete där man klipper ett stort pussel kan vara nog så irriterande och tidsödslande. Då gillas det verkligen att det finns en konferensvärd på plats som skaffar en ny sax innan någon hinner blinka. Konferensvärdar har också fina tips. De kan påminna dig om att det kan vara fint med en blomma till den som har en födelsedag under konferensen eller kanske någon liten present till varje deltagare. Man får helt enkelt viktiga tips om stort och smått och tillsammans så ger dessa en riktigt bra konferensupplevelse. En sida som även skriver om tips för konferenser är konferensmotesverige.se där man både lyfter tankar kring mötet och skriver om utmärkta konferensanläggningar att besöka om ni redan inte gjort det.

Lekledare och allt i allo

Vem ska ta på sig rollen som lekledare? Alla förväntar sig att det blir lekar för vuxna och någon ska leta upp dessa aktiviteter online och se till att det hela kommer igång. Om man är ansvarig för konferensen så får man för det mesta ta tag i lekarna och det kanske går bra att samla information online och skaffa roliga hattar men sedan känns det inte alltid så kul att leda det hela på plats. Bra konferensanläggningar har konferensvärdar som snabbt kan hoppa in som lekledare och som inte tycker att det här är jobbigt eller irriterande. På så vis så kan man själv vara med och inte ta det hela så personligt om någon fäller en kommentar om idiotiska lekar…

Hjälp med planering av konferens

Redaktören Konferens

Företagskonferensen kan kräva en hel del planering, och det oavsett om man är ett litet gäng eller om det kommer hundratals deltagare från flera länder. Den som får uppdraget att ta hand om en konferens kan minst sagt uppleva att det här blir för mycket. Man förväntas ju veta hur man på bästa sätt väljer rätt konferenslokal, ordnar med intressanta aktiviteter och sörjer för att alla blir nöjda med datum, mat, underhållning och upplägg på möten. Om man vill slippa sura miner från anställda som inte vill leka lekgeneraler så kan man använda sig av en professionell tjänst för planering och arrangering av konferens.

Konferenstjänster

Konferenstjänster finner man både som en del av konferenshotell och som fristående företag som klarar av att planera stora och små företagsevenemang. Det här är tjänster som inkluderar allt det som man har behov av inför ett konferensevenemang på ett skräddarsytt sätt. Man behöver inte ens klara av saker som bokning av rätt datum själv då den här typen av företag även klarar av detta så länge som de får tillgång till alla deltagares email och övriga kontaktuppgifter.

När man kontaktar en konferenstjänst för hjälp med planering av konferensen så är det dock viktigt att man har viss koll på vad man egentligen behöver hjälp med. På så vis kan man bena ut exakt vad man vill betala för och vad man kan klara av själv. Det blir också lättare för konferenstjänsten att ge smarta förslag när de får lite riktlinjer att gå på. Planerar du en konferens i Stockholm kan du även ta hjälp av sidor som verkligen dedikerat sig åt möten i huvudstaden, vårt bästa tips är stockholmskonferenserna.se som håller koll på konferenshotell både inom och utanför Stockholm, en komplett sida för konferens i Stockholmsregionen.

Team building och företagsutveckling

En viktig del av en företagskonferens kan vara team building som går ut på att man ser närmre på och utvecklar gruppdynamiken som finns på ett företag. Man har nämligen insett att ju bättre folk blir på att kommunicera och jobba ihop ju bättre går det för verksamheten. Det här är ju viktigare än någonsin då man faktiskt ska träffas för att fatta gemensamma beslut och diskutera aktuella frågor. Då man hyr in hjälp med planering och upplägg av konferensen så kan man även få hjälp med detta så att det kommer professionella föreläsare och pedagoger till eventet. Vad gäller utveckling så kan man ju även vara intresserad av att få besök av experter inom de områden som man verkar inom. Det kan till exempel vara spännande med en internationell besökare som konferenstjänsten kan ordna med.

Underhållning och mat

Underhållning och mat är också väldigt viktigt för en lyckad konferens och inget som man ska ta för givet. När man låter en konferensservice ta hand om detta så kan man lita på att det blir mat som passar alla som är med och underhållning som alla kan relatera till. Det här är mindre riskabelt än då man låter företagets lustigkurre ta hand om nöjesaktiviteter vilket kan innebära att man får en konferens där många känner sig obekväma och utanför.

Smakupplevelser under konferens i Stockholm

Redaktören Konferens , , ,

Mat och dryck är inte bara ett naturligt inslag under en konferens utan också i vardagen. Detta till trots är förväntningarna betydligt högre vid konferensen än hemma i köket en eftermiddag. Vid en konferens i Stockholm är det vanligt att man väljer ett slott eller en finare plats en bit från stan även om det självklart också finns tillgång till ett rikt antal konferenshotell mitt i staden. Oavsett vilket alternativ man väljer för sammankomsten, finns möjligheten att smaka utsökt mat och att dricka goda viner och öl.

Det man skall tänka på vid bokning av konferens är att det kan finnas behov av specialkost. Det går i allmänhet att lösa allting på plats, men varför ta risker när det är en konferens för de man arbetar med? Om man i god tid berättar om den konferens man tänker bjuda in till, har alla på kontoret möjlighet att flagga för eventuella önskemål. För några år sedan var det ovanligt med specialkost annat än för de med allergi. I dagsläget kan man dock oftast räkna med att minst en av de som kommer till middagen också har kostvanor som inte går i linje med vad som anses standard. I allmänhet kan de flesta kök erbjuda kött, fisk eller fågel. Om någon vill ha vegetariska alternativ brukar det inte vara allt för svårt för kocken att komma fram till en lämplig rätt. Dock ges inga valmöjligheter och det hela kan uppfattas som lite tråkigt för den som endast får tillgång till en nöd-lagad anrättning istället för en väl anpassad och utarbetad meny. Skulle man välja bort gluten eller socker i sin diet, är det ofta svårt att ordna någonting som är till belåtenhet om kocken nu inte har stor erfarenhet på just detta område. Kort sagt vinner man en hel del på att säga till i god tid. Det underlättar för alla inblandade och ger större möjlighet att lyckas med middagen.

Vinprovning

Det gastronomiska intresset har blivit utbrett under senare år och man kan hitta whisky- och vinprovningar i var och varannan stad. Har ni valt ut en finare konferensanläggning med vin-bar, kan ni räkna med möjligheten att få prova diverse druvor och botanisera bland vin från diverse varierade distrikt. Det är inte alltid man väljer detta som aktivitet vid en konferens i och med att det kan finnas människor som inte dricker alkohol. Återigen handlar konferensen till stor del om att inkludera istället för att exkludera. Dock är allt helt och hållet upp till besökarna och de intressen gruppen kan ha.

Fler tips på smakupplevelser under konferens i Stockholm

Att Stockholm har ett brett gastronomisk utbud kan vi snabbt konstatera och att det är goda tider för den som anordnar konferens i huvudstaden, för fler tips om var du bäst bokar och vilka konferensanläggningar erbjuder riktigt utsökta smakupplevelser finns på stockholmskonferenser.se, lycka till med din nästa konferens och låt smaklökarna dansa.

Så får man till effektiva möten

Redaktören Konferens

Har du också suttit på möten och undrat vad du gör där? Långa segdragna sammankomster som känns ostrukturerade och ofokuserade och där du undrar vad man egentligen kommer fram till? Här kommer en lista på vad man bör tänka på vid möten, för att få dem att kännas meningsfulla och effektiva:

Sätt ett tydligt mål

Vad är målet med mötet? Ha det klart och tydligt för dig och skriv ned det i kallelsen till mötet så att alla deltagare får det klart för sig också. Då kan alla förbereda sig och man slipper lägga onödig tid på att informera om vad mötet ska komma fram till. Förhoppningsvis har alla tänkt till innan mötet och kan komma med konstruktiva idéer och förslag.

Ha en agenda

Gör en agenda för mötet och skicka ut till alla. En agenda gör att det är lättare att hålla sig till ämnet och tjänar som påminnelse att inte börja prata om annat ovidkommande.

Kom till beslut

Ett möte är inte ett tillfälle att bara prata runt olika ämnen i största allmänhet, utan var mån om att komma till ett beslut med varje punkt. Det skapar också effektivare möten och ett tydligt fokus. Var också noga med att utse en (eller flera) personer som ansvarar för det som ska göras. Och kan man inte komma fram till ett beslut kan det tyda på att ämnet behöver diskuteras ytterligare, kanske i ett annat forum, och att beslut kan fattas först senare.

Avsätt en tydlig start- och sluttid

Slösa inte med deltagarnas tid utan sätt en tydlig start- och sluttid – och håll den! När man ser att klockan går blir man också mer effektiv, och det som eventuellt inte hinns med får skjutas till nästa möte.

Måndagsmöten

Många företag har regelbundna veckomöten eller morgonmöten och det kan vara bra – om de fyller en funktion. Men om måndagsmötena allt mer börjar handla om vad man gjorde i helgen, då kan det vara läge att se över om man kan glesa ut antalet möten till kanske varannan vecka. Ett annat sätt kan vara att byta dag på veckomötet. Att det alltid har varit på ett visst sätt är inte skäl nog att fortsätta ha det så.

Följ trender och andras idéer

Möten som allt annat utvecklas konstant, vi människor ändras och så måste även våra konferenser och hur vi fortsätter att effektivisera våra möten tas i andakt. Att hålla sig uppdaterad är därför viktigt men som tur är finns det gott om sidor att besöka som hjälper dig på traven. En sida som håller koll på mötestrender i Sverige är konferensmotesverige.se där man kan läsa om allt inom konferens och nya möjligheter till konferensaktiviteter på en rad olika konferensanläggningar.

Konferensplanering genom Högberga Gård

Redaktionen Konferens

Det är mycket viktigt, eller till och med ett måste, att man har en god konferensplanering när man skall ha ett samkväm. De som lyckas bäst med sina konferenser är de som är mycket noggranna med arbetet runt omkring anordnandet av konferensen, varför en konferensplanering är att varmt rekommendera. Det är viktigt att detta arbete sker detaljerat och ingående så att man inte missar några detaljer. När man skall vara den som håller tal under konferensen är det viktigt att man har skrivit ned talet på förhand så att man har en hjälp att tillgå för att inte glömma bort vad man skall prata om.

Det är viktigt att man bestämmer sig för vilken typ av konferens som skall hållas. Detta för att syftet med konferensen helt skall uppfyllas samt att besökarna skall få ut så mycket som möjligt av den. En konferens i form av en kick-off kan till exempel öka försäljningen bland företagets försäljare och sporra deltagarna till att prestera bättre försäljningsresultat.

Man bör vara noga med att se till att konferenslokalen har den utrustning som behövs för konferensens genomförande. Detta kan vara overhead-maskiner, filmprojektorer, diabildsprojektorer eller annan utrustning som används för att visa bilder i samband med den information som ges. En konferens som styrs enbart av en talare kan bli väldigt tröttande och ointressant, varför visning av bilder bör användas för att fånga åhörarnas uppmärksamhet.

Går man in på Högberga Gårds hemsida på nätet finner man ett formulär där man kan fylla i sina önskemål om kursplanering. Det kan vara en fördel om man anlitar en professionell hjälp som tar ansvaret för att alla önskemål rörande konferensen uppfylls. Sidans formulär bör därför fyllas i så detaljerat och noggrant som möjligt, för att Högberga Gårds personal skall kunna hjälpa till in i minsta detalj med din konferens. När man är färdig klickar man bara på ”skicka”, varpå man får en kopia av formuläret tillsänd till sin e-postadress.

Läs mer om konferensplanering på dagkonferenser.nu.