Har du också suttit på möten och undrat vad du gör där? Långa segdragna sammankomster som känns ostrukturerade och ofokuserade och där du undrar vad man egentligen kommer fram till? Här kommer en lista på vad man bör tänka på vid möten, för att få dem att kännas meningsfulla och effektiva:
Sätt ett tydligt mål
Vad är målet med mötet? Ha det klart och tydligt för dig och skriv ned det i kallelsen till mötet så att alla deltagare får det klart för sig också. Då kan alla förbereda sig och man slipper lägga onödig tid på att informera om vad mötet ska komma fram till. Förhoppningsvis har alla tänkt till innan mötet och kan komma med konstruktiva idéer och förslag.
Ha en agenda
Gör en agenda för mötet och skicka ut till alla. En agenda gör att det är lättare att hålla sig till ämnet och tjänar som påminnelse att inte börja prata om annat ovidkommande.
Kom till beslut
Ett möte är inte ett tillfälle att bara prata runt olika ämnen i största allmänhet, utan var mån om att komma till ett beslut med varje punkt. Det skapar också effektivare möten och ett tydligt fokus. Var också noga med att utse en (eller flera) personer som ansvarar för det som ska göras. Och kan man inte komma fram till ett beslut kan det tyda på att ämnet behöver diskuteras ytterligare, kanske i ett annat forum, och att beslut kan fattas först senare.
Avsätt en tydlig start- och sluttid
Slösa inte med deltagarnas tid utan sätt en tydlig start- och sluttid – och håll den! När man ser att klockan går blir man också mer effektiv, och det som eventuellt inte hinns med får skjutas till nästa möte.
Måndagsmöten
Många företag har regelbundna veckomöten eller morgonmöten och det kan vara bra – om de fyller en funktion. Men om måndagsmötena allt mer börjar handla om vad man gjorde i helgen, då kan det vara läge att se över om man kan glesa ut antalet möten till kanske varannan vecka. Ett annat sätt kan vara att byta dag på veckomötet. Att det alltid har varit på ett visst sätt är inte skäl nog att fortsätta ha det så.
Följ trender och andras idéer
Möten som allt annat utvecklas konstant, vi människor ändras och så måste även våra konferenser och hur vi fortsätter att effektivisera våra möten tas i andakt. Att hålla sig uppdaterad är därför viktigt men som tur är finns det gott om sidor att besöka som hjälper dig på traven. En sida som håller koll på mötestrender i Sverige är konferensmotesverige.se där man kan läsa om allt inom konferens och nya möjligheter till konferensaktiviteter på en rad olika konferensanläggningar.